السكرتيره والمؤهلات خاصه

لم تعد السكرتيرة، كما تحاول وسائل الإعلام العربية أن تروج، هي تلك السيدة التي لا يشغلها سوى تقليم الأظافر، ووضع الماكياج، والحديث في التليفون، هذا فضلا عن أن
علاقتها بمديرها تتعدى حدود العمل بكثير، بل أصبحت تلك المهنة ذات أهمية كبيرة في عصر

المعلومات، حتى بات ينظر للسكرتيرة على أنها أول كلمة في قصة نجاح أي مسئول.
ولكي تتمكن السكرتيرة من أداء مهامها، فلا بد أن تتمتع ببعض السمات الشخصية، فضلا عن تسلحها ببعض المهارات الفنية المرتبطة بعصر المعلومات، وفي هذا الصدد تضع الدكتورة هدى صقر نائبة رئيس أكاديمية السادات للعلوم الإدارية بمصر مواصفات محددة للسكرتيرة الناجحة، من أبرزها أن تكون كتومة وقادرة على حفظ أسرار العمل، فكلمة سكرتيرة مشتقة من كلمة secret أي السر.
وكما تقول الدكتورة هدى فيجب على أي مسئول أن يتأكد من هذه النقطة أولا (حفظ أسرار العمل)، وألا تشغله المواصفات الأخرى للسكرتيرة كحسن المظهر وإجادة اللغات والكمبيوتر عن تلك الصفة ؛ لأنه في حالة عدم توافرها، فإن أسرار الشركة ستكون متاحة في السوق ؛ مما يؤثر على وضع الشركة التنافسي. وعند التأكد من هذه الصفة يكون لزاما على المسئول أو المدير أن يتأكد من السمات الشخصية الأخرى، وهي الثقافة والوعي والإدراك والدقة واللباقة.
وبعد التأكد من السمات الشخصية يأتي الجانب الآخر المكمل لها، وهو اختبار إجادة السكرتيرة للغة العصر، ففي عصر التكنولوجيا أصبح التعامل مع الحاسب الآلي من الضرورات الأساسية التي يجب أن تتقنها السكرتيرة، بالإضافة إلى إتقان عدد من اللغات ؛ مما ييسر التعامل مع العقود والأجانب في ظل اقتصاديات السوق المفتوحة.
عقلية منظمة ومحتشمة
والسكرتيرة لا بد أن تتمتع أيضا -كما يؤكد الدكتور محمد صفوت أستاذ إدارة الأعمال في مصر- بالعقلية المنظمة، وهذا ما جعل هناك ضرورة لإنشاء معاهد العلوم الإدارية في الدول العربية، ففي هذه المعاهد تدرس السكرتيرة الاقتصاد والمحاسبة وإدارة الأعمال، بما يسهم في تشكيل عقلية منظمة، كما تدرس أيضا تنظيم إدارة الوقت وإعداد جداول زمنية على الكمبيوتر للمدير، وتذكيره بما لديه من اجتماعات أو اتصالات تليفونية أو ردود على فاكسات في الوقت المناسب.
ولأنها ليست ديكورا لإبهار الآخرين، بل العمود الفقري وشريان الحياة لشركتها، والنافذة الرئيسية التي يحكم بها الزائر على المدير، فإن الدكتور صفوت يرى أهمية أن تتسم السكرتيرة بالاحتشام في الكلام وغيرها من الصفات الشخصية حتى تستطيع أن تكسب احترام الآخرين.
بدوره يضيف د. عصام شلتوت المسئول عن برامج السكرتارية بالجامعة الأمريكية في القاهرة صفات أخرى، منها أن تكون ذكية في تعاملها مع رئيسها، فتحاول أن تفهم طبيعة شخصيته وأسلوبه وطباعه، وتستطيع أن تختار التوقيت الملائم لعرض الموضوعات المختلفة عليه، فمثلا هناك موضوعات يحتاج عرضها على المدير أن يكون هادئا، وهناك أمور يفضل أن تعرضها عليه ليحسمها في بداية يوم العمل، وهناك أمور يمكن تأجيلها.
الرد على التليفون
السكرتيرات أنفسهن لهن رأي في المهنة التي يعملن بها، حيث يضفن بعض المهارات.. تشير نيفين شكري السكرتيرة التنفيذية بإحدى الشركات المصرية، إلى أن الرد على التليفون قد يراه البعض مهارة بسيطة ولكنها تحتاج لوعي وفهم حتى إنها تدرس في الجامعة الأمريكية ضمن دبلومة السكرتارية، فالرد الخطأ على العميل في الهاتف قد يؤدي إلى فقدانه؛ لذلك لا بد أن تكون طريقة الحوار مناسبة من ناحية الكلمات والأسلوب.
ووفقا لنيفين فلا بد أن تبدأ السكرتيرة عند الرد على التليفون بالإفصاح عن اسم الشركة والقسم الذي تعمل فيه، ثم تسأل المتحدث عن اسمه، ورقم تليفونه لتقيد ذلك فورا، ثم تسأله عن نوع الاستفسار الذي يطلبه لتحوله مباشرة إلى القسم المختص دون إضاعة وقت العميل أو وقتها، وهذه الطريقة بالطبع تختلف عن الطريقة المتبعة لدى السكرتيرة التقليدية (غير مؤهلة) التي ترد على التليفون كما لو كانت المحادثة شخصية.
الحاسة السادسة
من جهتها تعتبر هايدي جمال سكرتيرة بإحدى الشركات الأجنبية أن وظيفة السكرتيرة ليست كما يعتقد البعض سهلة، بل إن مهامها كثيرة وشاقة، كما تتطلب استعدادا خاصا لا يتوافر عند كل الأشخاص، فمن تعمل بهذه المهنة لا بد أن تدرك بحاستها السادسة طبيعة المدير وتعرف الأشخاص الذين يرغب رئيسها في أن يقابلهم، والأشخاص الذين لا يرغب في مقابلتهم لتتخلص منهم بطريقة لبقة، ونفس الشيء بالنسبة للمكالمات التليفونية.
كما أن عليها أن تقرأ البريد وتعرف كيف تعرضه على رئيسها، وكيف ترد عليه، وتتولى قراءة الأخبار السعيدة لترسل باسم رئيسها باقات ورد لأصحابها أو برقيات عزاء في الأحداث المحزنة، إضافة إلى تنظيم مواعيد رئيسها ورحلاته الداخلية والخارجية، وهذه الأمور تحتاج إلى فتاة لديها استعداد للعمل طوال الوقت، وألا تكون من الموظفين الذين لا يشغلهم سوى موعد الحضور والانصراف.
ولا تتوقف مهارات ومزايا السكرتيرة عند هذا الحد، بل لا بد أن يكون لديها القدرة -كما تؤكد نشوى ممدوح السكرتيرة بإحدى الشركات- على تحضير المؤتمرات وتنظيم الرحلات، وأن تستطيع التصدي للمشكلات بدلا من عرضها على المدير؛ وبالتالي تساعد المدير على استثمار وقته، وعليها أن تكون مرنة ولبقة، فالمدير يمكن أن يرفض مقابلة شخصية معينة، وهو ما يتطلب من السكرتيرة أن تتصرف دون أن تعرض الضيوف للحرج، ودون أن يلام مديرها على عدم مقابلة الضيف.
وحتى تنجح السكرتيرة في أداء مهام وظيفتها فلا بد أن تتمتع بميزة تراها كاميليا شكري السكرتيرة بإحدى الشركات هامة جدا، وهي الصرامة في التعامل مع الأشخاص المتجاوزين في سلوكهم.
لماذا النساء أفضل؟
واللافت للنظر في مجال عمل السكرتارية أنها ارتبطت بالنساء، ولكن بدأ الرجال يدخلون في هذه المهنة، إلا أن كل الشواهد تؤكد أنه لا تزال للمرأة أفضليتها في هذا المجال، حيث يقول المهندس محمد جاد رئيس مجلس إدارة إحدى شركات السياحة أنه لا غنى عن المرأة في وظيفة السكرتيرة؛ فهي تستطيع امتصاص غضب العميل وإلحاحه في سرعة مقابلة المسئول، ولديها قدرة على التصرف بلباقة أفضل من الرجال لإخراج المدير من بعض المآزق، فضلا عن أنها أكثر حرصا على انتظام العمل.
ويشير وليد عوني رئيس مجلس إدارة إحدى شركات المقاولات إلى أن فن السكرتارية يعني المرأة؛ فهي الوحيدة التي تتحمل غضب المدير في جميع الظروف، وتتميز بالطاعة والأمانة، وتؤدي خدمات لا يمكن أن يؤديها الرجل بصدر واسع مثل استضافة الزائرين وتقديم الشاي والإشراف على الخدمة كاملة دون تبرم، ويصل بها الحد إلى الإشراف على نظافة المكتب في حالة غياب المسئول؛ لأنها تهتم باللمسة الجمالية والأناقة .
أما سامح إدوارد مدير البرامج بإحدى الجمعيات فله رؤية مختلفة مؤداها أنه لا فرق بين الرجل والمرأة في هذه المهنة ما دام أن كلا منهما لديه القدرة على تلبية احتياجات المدير، وخاصة توفير المعلومات التي باتت من أهم وظائف السكرتارية في عصر المعلومات، وهذا يتطلب إمكانيات قد تتوافر في الرجل والمرأة

والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته